Як правильно порахувати прибуток?

Це питання, з яким підприємці звертаються до мене найчастіше. Як і обіцяв, сьогодні хочу поділитися з вами інформацією, як правильно порахувати прибуток бізнесу.

Метод нарахування доходів

У всьому світі фінансовий облік ведеться за одним і тим самим принципом, який називається методом нарахування. І зараз ви зрозумієте, чому це дійсно правильний метод фінансового обліку.

Розгляньмо пару прикладів та почнімо з найпростішого. Згадайте комуналку, рахунки за яку приходять вам щомісяця. Незалежно від того, коли ви її оплатите, нараховується вона стабільно щомісяця та має бути оплачена неодмінно.

Це і є факт нарахування вашої витрати, щойно у вас з’явилося зобов’язання оплатити що-небудь. Нарахування витрат, як правило, передує фактам списання. Іноді це відбувається миттєво, тому ви просто не помічаєте, що це різні дії.

Наприклад, ви замовили організацію корпоративу, корпоратив відбувся, відразу пройшла оплата. Тут фактом нарахування була сама заявка на проведення заходу. Оскільки оплата пройшла в той самий день, розриву між нарахуванням витрати та її оплатою ви не помітили.

Коли у вас є великий розрив у часі між цими двома подіями, то з’являється велика різниця між показниками прибутку та чистим грошовим потоком. Наприклад, ви оплатили оренду на три місяці вперед. Списання відбулося одне — у цьому місяці, а ось витрат потрібно записати три — по одній в кожному місяці, щоб бачити прибуток кожного місяця.

Ось ще один приклад: щомісяця ви нараховуєте людям зарплату. Це ваша витрата, і ви хочете віднести її на той місяць, за який виплачена зарплата. Якщо зарплата за березень, отже це витрата березня, проте платите ви її в наступному місяці — з першого по п’яте квітня. А іноді є ще аванси, які могли пройти в минулому місяці.

Як у цьому всьому розібратися, якщо ви ведете тільки облік руху грошей?

Потрібно вести окремо журнал нарахування зарплат й окремо журнал виплат цих зарплат. І так у всьому — вам потрібно вести окремо журнал руху грошей і окремо журнал нарахування доходів та витрат: нарахування комуналки, нарахування зарплати.

Можуть бути й інші нарахування. Наприклад, нарахування витрат по кредиту, нарахування витрат за ремонт або нарахування боргу перед постачальником за товар.

Стандартний приклад: ви реалізуєте щомісяця по три-чотири проекти та хочете бачити реальний дохід від кожного з них в дати, коли ви з ними працювали, щоб мати можливість порахувати прибуток. Однак платять клієнти хто коли: хтось при здачі проекту, хтось оплатив ще два місяці тому, а хтось уже на два місяці затримує платіж.

В такому випадку вам допоможе той самий метод нарахування. Нараховуєте дохід окремо від отриманих грошей:

  • здали проект — нарахували дохід
  • підписали акт про виконані роботи — нарахували дохід
  • відвантажили продукцію — нарахували дохід.

Нарахування доходу — це реальний момент заробітку бізнесу. Клієнт цей нарахований дохід рано чи пізно обов’язково оплатить, після чого у вас з’явиться запис про рух грошей. А відразу після нарахування доходу за клієнтом сформується борг — це називається дебіторська заборгованість, тобто, борги ваших клієнтів перед вами.

Коли надійде оплата від клієнта, борг буде погашено — в цей момент ви впишете у відповідний журнал надходження грошей. Для підрахунку прибутку абсолютно неважливо, яким буде розрив часу між нарахованими доходами та отриманими оплатами.

Беремо всі нараховані в цьому місяці доходи, віднімаємо всі нараховані в цьому місяці витрати й отримуємо ту саму заповітну цифру — прибуток. Те, скільки реально заробляє ваш бізнес за місяць. Правда, щоб прибуток був максимально чистим, вам туди ще потрібно додати витрати на амортизацію.

Витрати на амортизацію. Що це таке?

Уявіть, що ви купили обладнання за 10 тисяч доларів. За рухом грошей ви, звичайно ж, вкажете списання на 10 тисяч, а ось із нарахуванням варто вчинити зовсім інакше. З точки зору бізнесу ви поки нічого не витратили, просто перетворили один актив — гроші — в інший: техніку.

Доречі, ви можете її повернути протягом двох тижнів й перетворити назад із заліза в гроші. Але з плином часу ця техніка буде дешевшати. Якщо ви захочете продати її через рік, то, скоріш за все, продасте вже за пів ціни. Тому вам необхідно нараховувати відповідну витрату щомісяця.

Як ви вже помітили, прибуток — це віртуальний показник, який неможливо підрахувати, маючи у своєму арсеналі лише журнал руху грошей. Тому для уникнення помилок, як уже було сказано, варто завести ще один журнал, ще один облік — облік нарахованих доходів і витрат.

Саме на підставі записів такого журналу можна порахувати, скільки ж реально заробляє ваш бізнес. Звіт, який формується на підставі записів цього журналу, в усьому світі називається P & L (Profit and Loss), перекладається як звіт про прибутки та збитки, тому в країнах СНД його називають ЗПЗ.

Олександр Соловей, співзасновник сервісу для управління фінансами МСБ Finmap
Олександр Соловей, співзасновник сервісу для управління фінансами МСБ Finmap