Олександр Соловей, співзасновник сервісу для управління фінансами МСБ Finmap
Олександр Соловей, співзасновник сервісу для управління фінансами МСБ Finmap

Будь-який бізнес являє собою єдиний механізм, де всі його елементи взаємопов’язані та мають ефективно виконувати свою функцію — це також стосується обліку фінансів. Згадаймо будь-який пристрій, що використовується нами в побуті — якщо хоча б один його компонент дає збій, то пристрій або зовсім виходить з ладу, або працює повільніше чи гірше.

реклама на UCAP

Так і в бізнесі, але багато підприємців забувають про це. Вони направляють весь свій фокус на маркетинг та продажі — по суті, основні генератори прибутку. Якщо прибуток рахується некоректно, неможливо зрозуміти в кінці місяця, скільки бізнес приніс грошей, та чому не вистачає коштів на операційні витрати, то який сенс?

Покладаючись на свій досвід ведення бізнесу та аналізуючи практику понад 1000 компаній-користувачів нашого сервісу для управління фінансами, я виділив 3 основні помилки малого та середнього бізнесу, які призводять до хаосу в фінансах, а значить — до гальмування зростання бізнесу — і методи, як їх виправити та ніколи більше не допускати.

реклама на UCAP

Проблема №1. Змішування особистих грошей з грошима бізнесу

Якщо ви періодично закриваєте якісь платежі бізнесу особистими грошима або, навпаки, час від часу робите особисті покупки грошима бізнесу, то ви робите найпоширенішу помилку підприємця. Працюючи таким чином, ви точно не зможете порахувати, скільки ж насправді заробляє ваш бізнес.

Рішення тут просте — дисципліна. Просто припиніть змішувати ці гроші. Забороніть собі чіпати касу бізнесу та придумайте собі систему штрафів. Якщо вже дуже знадобилися гроші, краще відкрити кредитну лінію в банку. Так ви швидко зрозумієте, хто чиїм коштом живе — ви користуючись з операційних грошей бізнесу, або бізнес живе завдяки тому, що ви постійно докидали в нього гроші.

реклама на UCAP

Ще один простий лайфхак — відкрийте окрему особисту картку в іншому банку. Переклад між різними банками приносить більше головного болю. Мені це свого часу дуже допомогло.

Проблема №2. Нерегулярність обліку

«У п’ятницю зведу всі рахунки, зараз на це зовсім немає часу». Якщо це речення схоже на вашу цитату, то у вас просто не може бути повноцінної фінансової аналітики бізнесу та обліку фінансів.

реклама на UCAP

По-перше, ви однозначно втрачаєте в такому випадку частину інформації. У підсумку вона перетворюється в категорію «інші витрати», яка не піддається аналізу — незрозуміло, як оптимізувати ці витрати, тому що неясно, на що вони пішли.

По-друге, ви, мабуть, відчуваєте безліч складнощів з тим, щоб згадати все, що сталося за тиждень. Поки дістанете всі свої записки, папірці, нагадування, серветки та замітки, можна з’їхати з глузду. В результаті втрачено величезну кількість часу та енергії. Як результат — ви вже ненавидите ці цифри та весь цей облік. Так не повинно бути. Облік фінансів повинен бути таким же простим, як перегляд стрічки Facebook.

реклама на UCAP

Для того, щоб так було, є два лайфхаки.

  1. Знайдіть для себе максимально зручний інструмент. Якщо зараз ви використовуєте, наприклад, Excel-таблицю, я розумію ваше роздратування. Кожен раз бігати до ноутбука, щоб внести операцію — це не найзручніший спосіб для регулярної роботи. Є безліч хороших онлайн-сервісів для будь-якого бізнесу та будь-якої потреби. Онлайн сам по собі дає +100 до зручності, оскільки ви можете працювати з будь-якого пристрою, в будь-якому місці та в будь-який час.
  2. Делегуйте рутинне внесення даних співробітникам. Якщо менеджер з продажу працює з грошима та бачить отримання оплати, нехай вносить це відразу самостійно. Це суттєво економить час власника та звільняє від рутинної роботи.

Якщо ви відчуваєте якийсь страх, що співробітники побачать всю фінансову інформацію вашого бізнесу, то тут також виходом із ситуації може бути використання онлайн-сервісу для обліку фінансів, де можна дати певний рівень доступу кожному користувачу та легко позбавити себе від зайвої роботи.

реклама на UCAP

Проблема №3. Невміння рахувати прибуток

Я часто спостерігав такий метод обліку фінансів в компаніях як «облік за касовим методом». Виглядає він так: що прийшло в касу — дохід, що пішло з каси — витрата. рахуємо різницю між ними та називаємо це «прибутком». Все здається дуже простим та логічним, але як же аванси за майбутню ще не виконану нами роботу та борги перед постачальниками, яким ми вже два місяці затримуємо платежі? І це тільки початок списку.

Якщо ви так ведете облік — продовжуйте! Ні, я серйозно. Тільки називайте це урахуванням руху грошей. З таким обліком не можна порахувати прибуток, але він дуже корисний, оскільки допомагає зрозуміти обороти компанії в цілому. На основі цього обліку формується один з трьох основних звітів в бізнесі — звіт про рух грошей. Він же ОДДС і він же CashFlow. В такому обліку немає поняття «дохід» і «витрата». Замість них є «надходження» або «прихід» та «списання». Різниця між надходженнями та списанням називається не «прибуток», а «сальдо» або «чистий грошовий потік». Він показує те, скільки живих грошей в компанії стало більше протягом місяця.

реклама на UCAP

Іноді ця цифра абсолютно не корелює з прибутком. Ви можете мати величезний прибуток, але абсолютно не мати грошей на рахунку. Весь ваш прибуток міг піти, наприклад, на збільшення складських запасів чи покупку нового обладнання. І, навпаки, у вас можуть лежати мільйони на рахунку, але насправді ваше підприємство є збитковим. Це може бути наслідком накопичення величезних боргів перед постачальниками або тому що у вас накопичилася величезна кількість авансів.