6 місяців на карантині: як великі компанії за цей час адаптувались до дистанційної роботи

Україна вже майже рівно пів року живе в умовах карантинних обмежень: 12 вересня буде ювілей. Пів року назад, 12 березня був запроваджений тритижневий карантин, який з того часу щоразу лише подовжувався. Нинішній дедлайн карантину — 31 жовтня. Однак, зважаючи на показники захворюваності на коронавірус, мабуть, компанії не сподіватися на його зняття в листопаді.

Разом з карантином громадяни зустрілися з дистанційною роботою. В березні, коли Україна затамувала подих через нерозуміння ситуації, підприємства та працівники шукали шляхи збереження продуктивності в нових умовах. Розв’язанням проблеми став перехід на роботу з дому. Це вимагало багато роботи як з боку працівників, так і компаній. Нові способи комунікації, забезпечення працівників технікою та створення комфортних умов для роботи — це стало умовами нового часу.

Український капітал дізнався у трьох великих компаній з різних сфер: телеком, IT та фінансів, як у них пройшла адаптація та відбувається дистанційна робота зараз. Директора з управління персоналом компаній «Київстар», «Luxoft Україна» та банку «Альфа-Банк Україна» розповіли UCap про реалії роботи в нинішніх умовах.

Про кількість працівників на дистанційному та якість роботи

Попри те, що в різних компаніях різна специфіка та внутрішня «кухня», всі вони зустріли карантин з розумінням. Очевидно, сфері ІТ дистанційна робота не в новинку. Але, якщо раніше можливість працювати з дому була перевагою, то зараз це стало умовою. У Luxoft розповіли про те, як змінилася ефективність працівників на дистанційній роботі.

Олена Самборська, HR Director «Luxoft Україна»«Якщо говорити саме про спеціалістів Luxoft, то у нас продуктивність під час роботи дистанційно не знизилася, а подекуди й виросла. Звичайно, в перші місяці карантину ситуація для всіх була незвичною. В той час ми дуже активно комунікували з колегами та допомагали пристосуватись до нових реалій, це дало свої результати», — розповіла HR Director «Luxoft Україна» Олена Самборська.

За її словами, клієнти компанії навіть відмітили ріст продуктивності команди компанії. Також у Luxoft слідкують за тим, щоб спеціалісти не перепрацьовували та тримали баланс між роботою та відпочинком. Та, як показують опитування в компанії, це приносить свої плоди: більшість працівників у гарному настрої працюють віддалено.

«Ми постійно вивчаємо настрої колег за допомогою таких інструментів як муд-моніторинги та опитування і враховуємо їх результати для планування подальших активностей і кроків. Зараз більше ніж 50% наших колег роботою в віддаленому режимі задоволені. А всього віддалено у нас працює близько 90% спеціалістів», — зазначила Олена Самборська.

В «Альфа-Банк Україна» менша частина працівників, ніж у сфері ІТ, може знаходитися на дистанційній роботі. Проте, зіткнувшись з новими умовами, банк навіть розробив новий формат для майбутньої співпраці.

Марія Гаравська, HRD «Альфа-Банк Україна»«Нині на «дистанційці» у нас працює майже 60% офісних співробітників головного банку. В регіональній мережі ситуація інша — через специфіку роботи в регіонах на «дистанційці» всього 11% персоналу. Після повного зняття карантинних обмежень ми плануємо запускати формат New normal, який передбачатиме різний формат для різних груп працівників: фіксованих робочих місць, фікс-мікс і повна «дистанційка», — розповіла HRD «Альфа-Банк Україна» Марія Гаравська.

За словами самих співробітників банку та за результатами внутрішнього опитування керівників, на карантині всі ланки банку стали працювати набагато більше. Наприклад, «завдячуючи» збільшенню обсягів листування в корпоративній пошті та месенджерах щодо питань, які до карантину могли розв’язатися під час короткої випадкової зустрічі за кавою.

«Якщо оцінювати ефективність співробітників банку на карантині загалом, то навряд чи можна говорити про зниження ефективності. Звичайно, на старті найскладніше було керівникам, яким довелося швидко перебудуватися та навчитися управляти командою онлайн. HR-команда їм в цьому всіляко допомагала: запускала різні вебінари на тему віддаленої роботи та взаємодії в команді, надавала рекомендації про роботу в нових умовах та різних форматах», — резюмувала Марія Гаравська.

У «Київстарі» також відзначили зміни, з якими стикнулися компанії внаслідок коронакризи. Там вважають, що ключовим чинником утримання компанії в працездатному стані є готовність до форс-мажорів та вміння швидко реагувати на зміни.

«Карантин виявив два важливих висновки: перший — незалежно від розміру та успішності компанії необхідно мати систему, яка в разі надзвичайних ситуацій забезпечить безперервність функціонування бізнесу. Другий — це готовність до кардинальних змін, причому як бізнесу (організація процесів і підходу до роботи), так і співробітників, які можуть вийти за рамки звичного формату та зберегти ефективність роботи», — розповіла HRD «Київстар» Оксана Олійник.

Після оголошення карантину «Київстар» за кілька днів перейшов на гібридну модель управління, перевів більшу частину співробітників на дистанційну роботу. За словами Оксани Олійник, зміни ніяким чином не вплинули на ефективність роботи колективу. Дистанційна робота – не новинка для співробітників «Київстару», віддалену роботу там практикують вже декілька років.

Про умови роботи з дому

Для багатьох працівників робота з дому стала не лише проблемою комфорту та комунікації, а ще й технічною. Не кожен має у себе вдома технічні можливості великих офісів, а деякі працівники не мають навіть робочого місця. Тому компанії мали подбати й про цей аспект.

«Для співробітників, функціонал яких давав можливість працювати віддалено, IT- та HR-команди банку буквально за пару днів організували робочі ноутбуки та токени для віддаленого доступу. Кожен співробітник самостійно організовував робоче місце вдома. На думку більшості колег, найзручнішим місцем для домашнього офісу виявилася кухня», — розповіли в українському «Альфа-Банку».

А от деякі ІТ-шники вже й до цього мали технічну можливість працювати з дому. Однак, як влучно підмічено, не малу роль грає те, в яких умовах працює робітник. Так, у Luxoft подбали навіть про фізичний комфорт штату.

«Зрозуміло, що для продуктивної праці спеціалісту дуже бажано мати свій робочий куточок, адже сидячи на ліжку довго не пропрацюєш. Але не у всіх дома була необхідна техніка чи меблі. Тому ми допомогли із технікою, а згодом і частково з офісними меблями тим, хто цього потребував», — кажуть в «Luxoft Україна».

Тим співробітникам, специфіка яких не дозволяє працювати дистанційно, компанії мали створити безпечні умови для роботи в офісі. Так «Київстар» подбав про своїх працівників:

«Для тих, хто працює в офісі, в тому числі і з причини того, що вдома немає належних умов для праці, компанія облаштувала робочі місця відповідно до норм дотримання безпечної дистанції. Аби безпечно діставатися до офісу, співробітники Київстар користуються корпоративним таксі», — відповіли в «Київстарі».

В «Альфа-Банку» працівників «червоної лінії» забезпечили усіма необхідними засобами індивідуального захисту та спецпропусками, організували трансфер тощо. Співробітників, які через сімейні чи інші причини не можуть працювати з дому, банк також вносив до «червоної лінії». Однак, в «Альфа-Банку» дотримуються правила: одночасно в офісі може знаходиться не більше 30% від загальної чисельності підрозділу.

Про нові способи комунікації

Співробітники на дистанційному мають відчувати себе поінформованими, мотивованими та залученими в життя компанії. Важливим є не тільки кількість комунікації, а ще її якість. На щастя, велика варіативність нинішніх способів комунікації дає компаніям значний вибір.

Так, в Luxoft в основному використовують Zoom, Microsoft Teams та e-mail. У компанії не визначають, який з інструментів найкращий, адже все залежить від цілей. Для активностей використовується Zoom, а Microsoft Teams використовують для нарад та роботи над проєктами.

Співробітники «Київстар» також користуються Microsoft Teams для розв’язання робочих питань, зустрічей, зборів, нарад чи, навіть, навчання. Планують активності, ставлять задачі та відстежують їх виконання співробітники компанії також і за допомогою Jira. А Workplace виступає в ролі головної комунікаційної платформи в «Київстар».

В «Альфа-Банку» використовували та продовжують використовувати всі доступні канали комунікації: корпоративний портал, e-mail розсилки, розсилки в месенджерах, інформування в закритих групах в соцмережах, сервіси для онлайн-зустрічей. Для того, щоб працівники знаходилися «на одній хвилі», в найважчий період карантину у них працювало корпоративне радіо Alfa FM. З корпоративним радіо працівники могли робити зарядку разом з колегами, замовити пісню та передати привітання колегам.

Про робочий графік та відчуття своїх помилок

Звичайний робочий графік в таких умовах втратив свою актуальність. Його зберегли лише прив’язані до часу чи інших співробітників робітники. Інші ж працювали та працюють в зручний для себе час.

«В IT-компаніях завжди був достатньо гнучкий графік роботи. Ми швидше працюємо за графіком клієнта, тому у кожного проекту свої графіки та свої підходи до управління часом», — розповіла HRD «Luxoft Україна».

Щодо обмеження в часі або працювати «коли йде робота» — немає однозначної відповіді. Це залежить від багатьох факторів, вважає Олена Самборська. На це впливає складність завдання, дедлайни, вимог до проєкту. Та все ж Luxoft — прихильники «розумної роботи», адекватного планування часу та зусиль.

У «Київстарі» поділяють ці думки про графік роботи. Компанія й до карантину практикувала віддалену роботу та надавала можливість робітникам обирати зручний для себе графік роботи: 8.00-17.00, 9.00-18.00, 10.00-19.00 тощо. Тому, за словами HRD «Київстару», компанії легше було пристосуватися до нових реалій.

«Головне – позитивний результат роботи, в який час співробітнику виконувати задачі, він може обирати сам. Проте, колектив – єдине ціле, функціонує в одному режимі. Взаємодія з колегами, зустрічі, відбуваються переважно в «стандартний» робочий час – з 9.00 до 18.00», — зазначила Оксана Олійник.

Крім вільного графіка, окремою особливістю нового формату роботу стало те, що ніхто «не ходить за спиною». Зі звичайним режимом працівники відчували на повну свої «проколи», а зараз на дистанційній комунікації важко відчути важливість своїх поразок. У одних працівників великі проблеми на роботі можуть здаватися дріб’язковими, а в інших дрібниця може спричини уявне майбутнє звільнення.

Як у «Київстарі», так і в Luxoft вважають однаково — тут важливий якісний зворотний зв’язок від менеджера і від команди. Тому, керівники підтримують регулярні комунікації зі своїми співробітниками, проводяться регулярні зустрічі для підведення результатів та розгляду поточного стану кожного проєкту. Це допомагає уникнути помилок в роботі, а при їх наявності швидко реагувати та виправляти їх. Як зазначають HRD компаній, головне завдання менеджера — спільно вивчити причини «проколу» та зрозуміти, у якому напрямку працювати, аби уникнути таких ситуацій в майбутньому.

Про вигорання на роботі та допомогу компаній

В нових умовах словосполучення «вигорання на роботі» стало дуже використовуваним. Працівники вже звикли до чітких меж: вдома — відпочивати, а на роботі — працювати. А з карантином цей патерн зник. Тому, для запобігання вигорання працівників, компанії мали створювати нову формулу «життя-робота».

«Ми намагаємось створити середовище в якому вигорання наступає дуже рідко. І тут є багато підходів які ми використовуємо. Насамперед ми постійно збираємо зворотній зв’язок від колег. Наприклад, кожних 2-3 місяці ми проводимо Mood Monitoring та працюємо з кожним, хто почувається незадовільно. У нас є окрема, постійна програма LuxGood, в рамках якої ми проводимо різні активності. В тому числі й пов’язані із Health Management», — розповіли в «Luxoft Україна».

У «Київстарі» також проводили опитування серед працівників щодо віддаленої зайнятості, емоційного стану, технічних умов організації робочого місця. Ціль — організувати ефективну та максимально комфортну умови для колег, які працюють дистанційно.

«Результати цих опитувань стали за основу програми NO STRESS, яка побудована на комунікаційній підтримці, а також професійній підтримці корпоративних психологів: співробітники мають можливість звернутися до психолога, розкласти все «по поличках» та розробити план покращення власного емоційного стану», — поділилися в «Київстарі».

«Основними фокусами комунікації та навчальних заходів банку на карантині стали фізичне та емоційне здоров’я команди банку, особиста і професійна ефективність співробітників, якість комунікації всередині команд», — розповіли в «Альфа-Банку». — «З цією метою ми використовували мікс звичних інструментів і унікальних для українського ринку ідей і рішень».

Банк проводив 25 онлайн майстер-класи від внутрішніх і зовнішніх експертів, які відвідали понад 1,2 тисячі співробітників. У спортивному онлайн-марафоні Alfa FIT взяла участь майже тисяча співробітників. А в квітні-травні для співробітників працювало згадане вище корпоративне радіо, яке в пікові періоди слухало до 3000 осіб. Там робітники могли послухати 60 підготованих подкастів: теми варіювалися від особистої ефективності до правильного харчування.